Project Charter-CRM

Acta de Constitución

Del Proyecto

SISTEMATIZACIÓN E IMPLANTACIÓN DE UN CRM EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LABORATORIOS DE CALIBRACIÓN

Información del Proyecto

Datos

Empresa / Organización	FX-Comerce
Proyecto	Implantación de CRM
Fecha de preparación	07/08/2014
Cliente	UMB
Patrocinador principal	UMB
Gerente de Proyecto	Felix Antonio Rojas

Patrocinador / Patrocinadores

Nombre	Cargo	Departamento / División	Rama ejecutiva (Vicepresidencia)
Andrés Malagón	Propietario	Dirección general
Felipe Cárdenas	accionista	particular

Propósito y Justificación del Proyecto

Se busca sistematizar los procesos que se realizan en los diferentes laboratorios de calibración, desde la petición de un cliente que pasa por manos del área administrativa, donde se hace la relación de instrumentos con técnicos, hasta la fiscalización del servicio, por medio de un CRM se mantendrían diferentes módulos entre ellos uno de administración el cual haría la gestión en cuanto a personal del laboratorio, uno para los diferentes usuarios quienes harán la gestión en cuanto a relacionar servicios con técnicos y un módulo específico para los técnicos quienes realizan el trabajo y donde almacenaran los diferentes datos para la generación de un acta de entrega o certificado de calibración. Esto permitiría el ahorro de tiempo, menos perdidas de información, datos leíbles en un sector en el que la calidad y el tiempo son esenciales para prestar un buen servicio a todo el país.

Descripción del Proyecto y Entregables

El CRM para los laboratorios de calibración deberá tener los 3 módulos mencionados en el punto anterior, administración de cuentas de usuario y modulo para el ingreso de los nuevos clientes quienes a través de la plataforma solicitaran su servicio, además debe estar desarrollado en una aplicación WEB. Creación de acta de constitución, para la aprobación e inicio del proyecto Desarrollo de los diferentes requerimientos y casos de uso por parte del cliente Entrega del diseño y los diagramas UML que se requieran para el desarrollo de la plataforma Entrega del módulo de administración de cuentas de usuario así como las primeras pantallas de lo que sería la plataforma. Entrega primer módulo para usuarios administradores. Entrega modulo usuarios funcionarios. Entrega modulo usuarios técnicos. Entrega de modulo para ingreso de nuevos clientes y peticiones.

 

Requerimientos de alto nivel

Requerimientos del producto

Debe ser amigable al cliente y muy intuitivo. Desarrollado bajo plataforma web Preferiblemente uso de software libre diferentes plataformas según tipo de usuario. plantillas con logotipos de las diferentes organizaciones. control de administrador, gestión de usuarios, clientes, recipientes y/o servicios. base de datos con datos esenciales para cada usuario, servicio, facturas, históricos,clientes nuevos y clientes antiguos. diferentes modulos: clientes, administrador, usuario funcionario, usuario técnico, solicitud de servicios. Debe permitir el pago en linea, bien sea con tarjeta débito, crédito, así como mantener el estado del pago ya que el cliente puede preferir el pago en efectivo o cheques.

Objetivos

Objetivo	Indicador de éxito
Alcance
El CRM contara con los módulos de administración, y los diferentes usuarios, así como el ingreso para nuevos clientes y petición de servicios.
El CRM al ser desarrollado con Software libre tendrá la capacidad de integrar nuevos módulos, pero en este proyecto solo se desarrollaran los ya mencionados.
Reducir los tiempos de desarrollo de un servicio, ahorro de papel entre otros.
Cronograma (Tiempo)
Se tienen 6 meses para el desarrollo de la aplicación. sin prorrogas ni retrasos, si los cambios son en tiempo de desarrrollo por parte del cliente se estableceran mas costos y tiempo.
Se realizaran 6 entregables, una cada mes.
El ingeniero deberá trabajar en horario de oficina, de 8 am a 5 pm, sin contar los sábados.
Costo
hora desarrollador: $50.000 hora
hora Ingeniero BI: $80.000 hora
Mantenimientos, reparaciones cambios dentro del proyecto: según tiempo acordado con el gerente de proyecto.
Calidad
deberá ser integrable con otras plataformas, ya que su código es abierto.
Debe ser concurrente ya que serán muchos usuarios que deberá soportar.

Premisas y Restricciones

Manejo de software libre. Plataforma web Debe ser concurrente. Solo un usuario calificado puede eliminar información, si hay errores en el desarrollo de un proceso de gestión de servicios se deberá crear una nueva petición. Las peticiones que se realicen y asignen a un técnico deberán ser informadas de manera inmediata. Los costos no deben exceder los 80 millones de pesos Restricciones de ley (nombres, derechos de autor). Restricciones en limitaciones de personal.

Cronograma de hitos principales

Hito	Fecha tope
Inicio de desarrollo, entrega de acta de constitución y diferentes actas para el inicio del proyecto	07/09/2014
Inicio del proyecto	20/09/2014
Mitad del tiempo, 3 entregables verificados	07/12/2014
Entrega final de la aplicación	28/02/2014
"sin prorrogas ni retrasos"

Presupuesto estimado

$ 115’000.000

 

Lista de Interesados (stakeholders)

Nombre	Cargo	Departamento / División	Rama ejecutiva (Vicepresidencia)
Volumed Ltda.		Laboratorio de metrología
Camilo Alarcón		Laboratorio de metrología
Colmetric		Laboratorio de metrología
Andrés Malagón	Propietario, Empresa	Dirección general
Felipe Cárdenas	Accionista	particular

Requisitos de aprobación del proyecto

Cronograma realizado bajo un tiempo estipulado según horas ingeniero. Buen presupuesto para el proyecto. Contrato a largo plazo en el cual se manejen los mantenimientos y ajustes a la plataforma. Project Charter completamente diligenciado con las especificaciones de todo el proyecto.

Asignación del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad

Gerente de Proyecto

Nombre	Cargo	Departamento / División	Rama ejecutiva (Vicepresidencia)
Felix Rojas	Ingeniero de sistemas	sistemas

Niveles de autoridad

Área de autoridad	Descripción del nivel de autoridad
Decisiones de personal (Staffing)	Creación de grupos de trabajo, según actividades (bajo)
Gestión de presupuesto y de sus variaciones	Hará los respectivos pagos, así como la asignación para cada área de trabajo y trabajos que se deban realizar por aparte. (bajo)
Decisiones técnicas	Tendrá a cargo las especificaciones de la plataforma cambios que se deban realizar y manejo y apoyo de personal (alto)
Resolución de conflictos	Coordinar el personal para que se haga a cargo de los diferentes causales de los conflictos bien sean de personal o de aplicación.(medio)
Ruta de escalamiento y limitaciones de autoridad	Manejo de personal encargado (coordinadores y gerentes de proyectos) (medio)

Personal y recursos preasignados

Recurso	Departamento / División	Rama ejecutiva (Vicepresidencia)
5 ingenieros de desarrollo /20 millones	desarrollo
3 Analistas de información /15 millones	sistemas
Gerente de proyecto 15 millones	Sistemas
4 Business intelligence /20	BI
15 computadores, puestos de trabajo, transportes para quienes deben conocer el negocio.	Todo el Equipo de Trabajo

Aprobaciones

Patrocinador	Fecha	Firma
Andrés Malagón
Felipe Cárdenas
Felix Rojas